A comunicação muitas vezes é a chave para o sucesso em muitas situações, especialmente quando falamos sobre como melhorar a comunicação na escola. Mesmo com excelente infraestrutura física, é difícil uma escola atingir um ótimo modelo de ensino sem fortalecer o diálogo entre pais, alunos e professores.
Melhorar a forma como essas relações acontecem envolve vários aspectos, desde ferramentas até abordagens a cada momento. Neste artigo, mostramos a importância da comunicação efetiva entre os membros da comunidade escolar e os meios para implantar essa cultura na instituição. Confira e aproveite as dicas!
Desenvolva um diálogo aberto e direto
Dois princípios que geralmente não falham ao se referir à comunicação escolar são a objetividade e a clareza. A frequência de comunicação e contatos não precisa ser diária, mas regular. Algo que precisa ficar claro é que o espaço de diálogo está sempre aberto, mesmo nos períodos em que não há reuniões ou outros eventos programados.
É necessário que a escola crie um ambiente onde os alunos e suas famílias se sintam à vontade para fazer qualquer tipo de solicitação a qualquer momento.
Vale a pena criar banners e cartazes digitais com informações importantes como “Queremos ouvir você”, com os dados de contato e a melhor forma de encontrar pessoalmente o coordenador ou outro responsável por essa área na escola. Além disso, é possível utilizar espaços como o site da instituição, blog e redes sociais.
Esteja sempre disponível
Ao disponibilizar uma variedade de canais de comunicação – isso é altamente desejável se você estiver procurando algo como melhorar a comunicação da escola – você precisa verificar a disponibilidade desses canais com frequência. Mesmo que a solicitação não possa ser resolvida no mesmo dia da sua solicitação, é essencial respondê-la, acusar o recebimento da mensagem e comunicar que você está trabalhando para resolver a solicitação.
Abrir este espaço e proporcionar uma comunicação aberta é positivo não só para receber pedidos, mas também para feedback. Melhorar a qualidade da escola torna-se assim um processo inclusivo que respeita os desejos e sugestões dos interessados. Nos casos em que a própria escola contata as famílias e os alunos através destes canais, é fundamental valorizar a objetividade da mensagem para que não haja preocupações desnecessárias ou interpretações divergentes do que se quer dizer.
Planeje a melhor abordagem para cada situação
A objetividade é primordial em todas as circunstâncias de comunicação. Portanto, a linguagem deve ser adequada para cada tipo de destinatário e assunto. O tom de uma mensagem divulgada para tratar de um assunto mais delicado, como informações sobre um problema de saúde do aluno, deve ser diferente do tom usado para informar sobre uma comemoração.
Seja em mídia impressa ou digital, uma dica interessante é apostar no uso de imagens. A combinação da linguagem verbal e não verbal pode atrair a atenção do parceiro e garantir mais facilidade de comunicação. Cada instituição costuma ter sua “cara”, ou seja, características visuais, linguísticas e até históricas que constroem sua identidade. O equilíbrio também é necessário neste momento para que a comunicação não soe contrária à imagem da organização.
Incentive a comunicação ativa da família com a escola
O sucesso no processo de ensino e aprendizagem inclui também as rotinas do aluno fora dos muros da escola. Nada melhor do que ter pais/responsáveis presentes para relatar o que está acontecendo nesses momentos. É fundamental contar com a participação dos familiares nos encontros presenciais – e, se necessário, nos canais virtuais. Iluminar o ambiente, mesmo que o sujeito seja sensível sobre algo, ajuda a fortalecer esses vínculos e criar o conforto necessário para que todos os participantes possam se comunicar sem medo.
Nos casos em que muitas pessoas se encontram frequentemente, é importante ter um mediador para essas conversas para que todos que quiserem falar possam fazê-lo de forma organizada. Por último, mas não menos importante, é importante que a gestão esteja preparada em relação ao conteúdo dos eventos. Por exemplo, se você vai tratar de desempenho escolar, colete o material disponível sobre o assunto e estude-o.
Realize eventos que incentivam a participação das famílias
Organizar eventos também é algo que costuma estimular a participação dos familiares e ajuda a criar um clima favorável para isso. Por exemplo, você pode ter uma dinâmica entre pais, alunos e professores junto com a reunião. É importante que a escola promova uma experiência agradável e acolhedora no ambiente escolar. Datas especiais do calendário como Dia das Mães, Dia dos Pais ou até mesmo eventos promovidos pela própria escola como feiras de ciências e cultura são um grande motivador.
O mais importante nesses eventos é que gestores, coordenadores e educadores demonstrem compromisso com o desenvolvimento dos alunos e interesse genuíno no envolvimento ativo das famílias na rotina escolar.
Aposte em diferentes canais de comunicação
Atualmente, existem várias maneiras pelas quais as interações podem ser feitas. Contato pessoal, telefone, e-mail, serviços de mensagens instantâneas como WhatsApp e redes sociais são alguns dos mais importantes. É preciso ter em mente a importância de ser multicanal, ou seja, oferecer um serviço à comunidade em mais de um meio. Nem sempre será necessário utilizar todos os canais ou investir igualmente em todos eles. Revise constantemente o que está funcionando bem e o que não está, e quais canais exigem mais investimento – tanto em pessoal quanto em ferramentas.
As informações mais procuradas devem ser destacadas. Alguns canais, como o próprio Facebook, permitem que você fixe determinados posts para que sejam a primeira coisa que um usuário vê ao entrar na sua página. Itens como calendário escolar, datas de eventos e reuniões devem ser facilmente acessíveis.
Importante: Outras formas de comunicação podem ser utilizadas, como o mural tradicional da escola e o site institucional. Crie uma rede de informações concisa que não dependa de um único canal. Em todos os casos, preste atenção aos elementos visuais: use cores mais fortes para destacar os pontos mais importantes, fontes que favoreçam a leitura e evitem a todo custo a poluição visual.
Essas ações, além de melhorar a comunicação, otimizam o trabalho dos funcionários da escola. Como as informações estarão disponíveis em locais de fácil acesso e visualização, o tempo gasto no esclarecimento de dúvidas simples por parte de alunos e pais pode ser investido em solicitações mais elaboradas ou até mesmo urgentes. É positivo especificar a direção e a finalidade de cada canal. Por exemplo, pode haver dúvidas que só podem ser resolvidas por e-mail. Nesse caso, uma mensagem privada enviada pelo Instagram não seria apropriada.
Além das mais tradicionais, outras ferramentas podem ser utilizadas para melhorar a comunicação escolar entre família, alunos e professores:
-E-mail institucional;
-Whatsapp;
-Sistemas de gestão;
-Redes sociais como Facebook, Instagram e LinkedIn;
-Site institucional com formulário de contato.
Se sua escola ainda não possui um site profissional, é hora de investir em um com domínio próprio da instituição educacional. As famílias dos alunos podem usar o site para conferir o que a escola propõe, além de diferenças, missões, valores, números e outras informações, nos níveis individuais do ensino básico (Ensino Médio, Fundamental e Infantil).
Por fim, não é interessante centralizar as informações em uma única pessoa ou em um único canal – a menos que sejam dados sensíveis. Com tantos canais disponíveis, uma das formas mais eficazes de melhorar a comunicação escolar é unificar os serviços.
