A gestão de uma instituição de ensino sem o auxílio de ferramentas tecnológicas deve parar no tempo. Como a gestão educacional é composta por uma série de processos complexos que exigem agilidade e redução de erros, o uso da tecnologia torna-se essencial em todas as atividades.
Entre outras coisas, as ferramentas tecnológicas podem ser utilizadas para gestão financeira, planejamento de atividades pedagógicas, atendimento a alunos e pais, ensino a distância, acesso à secretaria virtual. Para entender a importância da tecnologia na gestão educacional, neste post apresentamos 5 ferramentas que podem ajudar a otimizar processos.
1. AVA — Ambiente Virtual de Aprendizagem
Os alunos de educação a distância estão familiarizados com o AVA, pois é a ferramenta motriz por trás desse método de ensino. Entretanto, essa ferramenta não é prerrogativa do ensino superior, pois já se consolidou em cursos técnicos, livres e no ensino fundamental.
Em resumo, um AVA é um ambiente virtual criado para auxiliar alunos, palestrantes e professores a organizar e gerenciar conteúdos e materiais complementares – para facilitar a jornada de aprendizagem. Por meio do AVA, o aluno pode consultar materiais, assistir vídeo-aulas, fazer avaliações, acompanhar seu progresso, emitir boletos e outros documentos, conversar com professores e acessar uma secretária virtual.
Com a pandemia e a necessidade de isolamento social, muitas instituições de ensino fundamental e médio que não tinham experiência com o AVA tiveram que adotar a ferramenta para oferecer ensino a distância e outros serviços. Mesmo após o retorno ao ensino presencial, muitas escolas mantêm um ambiente para aplicação de aulas específicas e integração com outros serviços oferecidos.
2. Chatbot
Se bem utilizado, um chatbot pode ajudar a agilizar os atendimentos e dar mais autonomia para pais e alunos fazerem suas solicitações sem precisar esperar em filas para atendimento.
Um chatbot é uma solução de comunicação via chat que pode se comunicar com o usuário por meio de um sistema de resposta que pode ser pré-programado, como em uma árvore de decisão, ou por meio de inteligência artificial, na qual um algoritmo analisa um volume de dados e consegue entregar o correto respostas em uma linguagem amigável.
Um chatbot pode ser usado para várias finalidades, incluindo:
Melhorar a experiência dos alunos – que agora têm mais autonomia e não perdem tempo em filas;
Atendimento humanizado – a máquina é programada para atender de forma cordial e prestativa;
Recrutamento de estudantes – pode ser utilizado para atrair novos alunos e facilitar o processo de rematrícula;
Apoio secretarial — ajuda a reduzir as demandas da secretária;
Redução de custos — reduz a necessidade de agentes humanos.
3. Coleção digital
Não adianta mais acumular papel em uma instituição de ensino. Um acervo digital é uma forma de facilitar a organização e o acesso a diversos documentos – além de ajudar o meio ambiente. No acervo digital é possível armazenar, por exemplo, documentos relacionados a projetos de desenvolvimento e atos normativos.
Você também poderá armazenar documentos relacionados ao curso, como programas de estudos e projetos de ensino. Documentos relacionados aos alunos também fazem parte de um bom acervo digital, como documentos acadêmicos, contratos, pedidos de matrícula, documentos pessoais, etc. Os benefícios da utilização de um acervo digital são vários, entre eles:
Redução de custos — com os documentos em formato digital, reduz-se a necessidade de espaço e de pessoal especializado para consulta e conservação de documentos;
Menos burocracia — porque facilita o acesso;
Durabilidade — os documentos não envelhecem, sempre disponíveis;
Certificação eletrônica.
Um bom acervo digital é aquele que, além do armazenamento, permite a assinatura eletrônica de documentos digitalizados, a geração de um acervo de documentos, o envio e recebimento de documentos pelo portal do aluno — no sistema de gestão — e a visualização de informações integradas documentos digitais no sistema acadêmico.
4. Plugins
Hoje em dia é possível automatizar toda a gestão financeira, oferece mais formas de pagamentos e automatização de processos. No sistema de gestão financeira, você pode oferecer pagamentos por meio de plug-ins com PIX, cartão de crédito e conta corrente, possibilitando a emissão autônoma.
Essa é uma excelente forma de diminuir a inadimplência, afinal o responsável pelos pagamentos pode fazer todo o processo pelo site ou app do aluno. Além disso, as informações são integradas automaticamente quando uma instituição possui um sistema de gestão como CRM e ERP, o que facilita a análise de dados para futuras tomadas de decisões relacionadas à gestão.
5. Gestão acadêmica
O sistema de gestão académica é uma plataforma que permite a ligação de todos os recursos necessários a uma gestão eficaz da educação. Com esta solução completa é possível otimizar a gestão em diversos setores, integrar a gestão acadêmica e administrativa. Um bom sistema de gestão do aprendizado unifica o sistema de custeio — e-commerce para venda de cursos, seleção e ingresso — secretaria virtual, finanças, além disso, permite a integração com os recursos já citados neste post, como AVA, acervo acadêmico, ERP, CRM, plugins para pagamentos digitais, chatbot e diploma digital.
O sistema de gestão educacional permitirá que sua instituição entre de vez na transformação digital e automatize processos de forma eficiente e prática em todas as áreas. Com esse sistema, todos que interagem com a escola estarão conectados – pais, alunos, professores, secretárias e gestores – simplificando a rotina de todos.