A secretaria escolar é estabelecida como o principal centro de atendimento e fluxo de informações administrativas e pedagógicas. Nesse espaço, seus colaboradores estão em constante diálogo com pais, alunos, professores e gestores, gerando, distribuindo e compilando dados relevantes para toda a comunidade escolar.
Além disso, a secretaria talvez seja a porta de entrada da instituição, pois é o primeiro ponto de contato das famílias que desejam matricular seus filhos na escola. Portanto, para garantir uma assistência de qualidade e ao mesmo tempo gerar melhores resultados do ponto de vista administrativo, a organização da secretaria deve seguir a dinâmica institucional e apoiar o trabalho em escala global.
Por que organizar uma secretaria é benéfico para a escola
Trabalhar em um local desorganizado, caótico, com processos altamente burocráticos e um grande volume de informações dispostas analogicamente em pilhas de arquivos, sem dúvida, afetará negativamente o desempenho individual dos funcionários e da organização como um todo.
Especialmente no caso de uma escola, a organização da secretaria significa a implementação de processos padronizados tanto para o tratamento da informação quanto para o próprio serviço geral. Primeiro, como porta de entrada da escola, um escritório organizado transmite uma sensação de controle e competência ao público. Internamente, a organização contribui para o recrutamento e colocação de postos de trabalho com elevado nível de produtividade.
Além disso, o próprio fato da secretaria ser organizada protege o ambiente de distrações, erros e retrabalhos, o que favorece a entrega de resultados corretos, eficientes e rápidos. Desta maneira é possível garantir uma maior eficiência da gestão da secretaria, o que afeta diretamente o nível de satisfação no atendimento. Por outro lado, evitará sobrecarregar os funcionários, stress e perda de tempo devido ao trabalho repetitivo ou, como dissemos, à resolução de problemas.
4 ações eficazes para organizar a secretaria da sua escola
Vamos dar uma olhada prática em algumas estratégias que você pode implementar agora.
1. Invista em móveis modernos e multiuso
O relevo e a harmonia do ambiente de trabalho contribuem para a eficiência. Por um lado, é o conforto e bem-estar dos colaboradores; por outro lado, a organização do secretariado. A possibilidade de aliar estética a benefícios funcionais é uma forma não só de deixar o ambiente mais elegante e atrativo para a equipe, mas também de facilitar o dia a dia.
Se os móveis do seu escritório estão ultrapassados, é preciso investir em itens modernos e de preferência multifuncionais. O motivo é simples: você ganha mais espaço e consegue organizar melhor seus materiais e documentos, priorizando também a organização.
No entanto, se o seu orçamento não permitir a compra imediata de móveis novos, atente-se à organização do espaço e à organização dos itens de escritório e documentos importantes. Se você perceber que os materiais estão se acumulando ou em uma disposição desorganizada, adquira caixas de organização, bandejas e pequenos arquivos para facilitar o manuseio.
2. Organize os documentos físicos de forma eficaz
A presença de grande volume de papel é uma constante na rotina de toda secretária escolar. Por isso, é importante separá-los de forma eficaz e tentar reduzir, se possível, essa quantidade de documentos físicos.
Primeiro, designe um espaço na escola onde documentos antigos, como prontuários de alunos de gerações anteriores, serão armazenados. Nas escolas tradicionais, esses arquivos são muito valiosos porque mostram a história da organização. O problema é que ocupam muito espaço.
Quando se trata de documentos atuais, é uma boa ideia classificá-los e manter à mão os itens que você certamente acessará com frequência, como contratos atuais, extratos, arquivos de alunos, boletins etc. mais um espaço para diminuir volume no ambiente.
Uma dica para garantir mais espaço e manter os documentos à mão é usar sistemas de computador (mais sobre isso depois) que mantêm cópias de documentos online. Porém, caso não consiga se desfazer de alguns documentos, existe também a alternativa de los e organizá-los digitalizar em um banco de dados, enquanto a versão física vai para um pool de arquivos permanentes, popularmente conhecido como arquivo.
3. Adote tecnologias digitais
A transformação digital possibilita a adoção de uma gama de tecnologias arrojadas para a gestão da informação no ambiente escolar e melhores relações públicas. Para você ter uma ideia, separamos dois que vão contribuir muito na organização da secretaria.
4. Defina padrões de atendimento ao cliente
Além de implementar processos padronizados e objetivos, é fundamental que sua equipe de colaboradores seja treinada para aderir aos padrões de atendimento.
Como criar empatia com os pais é essencial para manter a imagem da escola, todos os funcionários da linha de frente devem agir de forma coordenada e ‘falar a mesma língua’.
Esse padrão de atendimento se estende desde a educação ao atender o telefone ou atender na hora, dando respostas precisas e demonstrando cordialidade e agilidade no gerenciamento de cada consulta, até o estabelecimento de prazos e um retorno positivo.
Como você pode perceber, manter a secretaria escolar organizada é uma estratégia para garantir um trabalho mais coeso e aumentar o nível de satisfação da comunidade escolar. Ao consolidar a tecnologia de gestão da aprendizagem entre os funcionários, as chances de melhorar a produtividade aumentarão e a escola se beneficiará muito de várias perspectivas.