Mostramos o que é uma melhoria de processo dentro de uma IE e quais as suas vantagens, agora vamos mostrar a resposta para a pergunta que deve ter surgido em sua mente: como eu faço para implementar melhorias de processo em minha IE? Então, aqui estão alguns passos que apontam nessa direção. Confira!
Mapeie os processos existentes e o que deve ser alterado
O primeiro passo para aplicar a melhoria de processos em sua IE, é mapear os processos existentes, incluindo a visualização das etapas, atividades e fluxos de trabalho dentro de cada processo.
Identifique ineficiências
Esta etapa envolve a identificação de gargalos, ineficiências, redundâncias e outros pontos problemáticos no fluxo de trabalho usando ferramentas de visualização, bem como informações das partes interessadas.
Faça uma reestruturação
Essa fase pode ocorrer de diversas formas, desde a simplificação do processo até sua substituição ou eliminação. Dependendo do departamento, também pode incluir a reciclagem de profissionais ou a adição de novas tecnologias, como a automação robótica de processos. Esta etapa também deve incluir a análise e o teste da solução proposta para garantir que ela não tenha consequências negativas não intencionais.
Implemente treinamento para o novo processo
Uma vez que novos processos estejam em vigor, é importante que os funcionários os absorvam. Dependendo da atividade, o IE pode precisar estender esses treinamentos para a comunidade escolar. Por exemplo, se você decidir fazer uma integração importante com um portal ou aplicativo institucional para uso de alunos e pais.
Realize avaliações e quantifique seus resultados Ao estruturar a melhoria de processos, estabeleça também métricas para avaliar as mudanças ocorridas e quantificar os resultados alcançados.
