O cenário competitivo do mercado educacional, mais cedo ou mais tarde, faz com que uma instituição educacional (IE) lute para expandir a qualidade do serviço por meio de uma gestão eficaz e inovadora. Nesse sentido, a Melhoria de Processos, é uma iniciativa voltada para a melhoria contínua das operações da organização.
Particularmente na IE, a iniciativa pode ser uma poderosa ferramenta estratégica para melhorar o desempenho docente e a gestão administrativa, evitando assim os estrangulamentos que dificultam o alcance da excelência.
O que é melhoria de processos?
A Melhoria de Processos, conhecida pela sigla BPI (Business Process Improvement), é uma iniciativa de gestão que busca estruturar processos institucionais para atender às necessidades das organizações e de seus respectivos clientes.
A metodologia pode ser aplicada em um departamento ou em uma instituição. Essa segunda opção é a que mais agrega valor ao consumidor e à estratégia do negócio como um todo, pois impacta toda a cadeia produtiva.
Para tal, é importante que as organizações analisem a sua realidade atual e percebam onde existem oportunidades de melhoria através de uma abordagem disciplinada. Ao se envolver na melhoria dos processos de negócios, as organizações podem identificar gargalos, atritos, ineficiências e outros problemas em seus processos e tomar ações corretivas para ajudá-los a:
• reduzir custos;
• eliminar esforços redundantes;
• assegurar o cumprimento contínuo dos procedimentos de trabalho e melhor cumprimento das normas e regulamentos;
• melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços;
• reduzir erros.
Além disso, as técnicas de BPI podem ajudar uma empresa a atender aos requisitos do cliente e aos objetivos de negócios com mais eficiência. A melhoria do processo de negócios também agrega valor em sua capacidade de ajudar as empresas a ajustar a maneira como operam para garantir que sejam competitivas no atual ambiente de negócios orientado para a tecnologia.
Quais as vantagens de sua implementação na gestão educacional?
Agora que já entendemos o que é e a importância da melhoria de processos, vamos destacar os benefícios de adotá-la no IE.
1. Maior produtividade
Existem muitas atividades no IE que geram entrada manual de dados, como planos de aula, relatórios, registros médicos, envio de circulares e muito mais. Isso pode acarretar um grande esforço por parte de docentes e funcionários, reduzindo o tempo para a realização de tarefas que realmente impactam a vida dos alunos e da instituição.
Com a metodologia BPI, muitos desses processos podem, por sua vez, ser automatizados, economizando horas de trabalho e esforço geral. Além disso, o tempo de resposta para diversas solicitações acadêmicas e administrativas tende a diminuir devido à redução do número de etapas de cada processo e maior agilidade no atendimento aos solicitantes.
2. Motivação dos funcionários
Um ambiente de trabalho com processos lentos ou mal organizados também afeta a motivação dos funcionários para o trabalho.
No entanto, se o IE eliminar rotinas enfadonhas e adotar processos que não limitem a energia de seu corpo docente e administrativo e facilitem as rotinas organizacionais, é muito possível que eles se sintam felizes e motivados em seu trabalho, o que lhes permitirá ganhar seu apoio para pensar em como contribuir para a melhoria da instituição.
3. Satisfação maior com os serviços prestados
Um dos principais pontos da melhoria de processos é prestar serviços de maior qualidade, de forma eficiente e até personalizada – algo essencial para a dinâmica de qualquer IE. O reflexo positivo deste modus operandi manifesta-se assim na satisfação dos alunos e pais. Por exemplo, ao ampliar e aprimorar as ferramentas e meios de comunicação com as famílias, sua IE amplia as experiências positivas de alunos e pais, reduz conflitos e fortalece o relacionamento com eles, aumenta sua confiança e lealdade.
4. Minimização de riscos
Processos manuais e demorados que dependem diretamente das interações homem/máquina produzem erros e retrabalhos que podem gerar riscos desnecessários para a EI, tanto do ponto de vista da prestação de serviços educacionais quanto da própria gestão educacional. No entanto, com melhorias nos processos, é possível integrar ferramentas ao sistema de gestão de aprendizagem que permitem uma utilização intuitiva e sem erros, permitindo aos gestores de aprendizagem uma visão holística dos cenários da instituição.
