Imagine a seguinte situação, sua instituição de ensino recebeu um contrato ou um documento importante via e-mail e você precisa buscar informações importantes. Você prefere ler o documento inteiro ou pesquisar uma palavra-chave para encontrar as informações de que precisa? Para deixar as coisas mais práticas, é importante utilizar o OCR, tecnologia que separa as letras da imagem e permite pesquisas por palavras-chave.
O gerenciamento de dados é essencial em qualquer negócio, mas fazê-lo de forma automatizada é ainda mais importante. Isso possibilita ter documentos em dados que podem ser editados e pesquisados no dispositivo. Neste post, explicaremos o que é OCR, como funciona e quais são seus benefícios.
O que é OCR e para que serve?
OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia que permite que documentos de vários tipos, como papéis digitalizados, imagens tiradas por câmeras digitais e arquivos PDF, sejam convertidos em dados que os usuários podem editar e pesquisar usando um computador. Ele transforma as imagens assim obtidas em conteúdos legíveis e editáveis de frases, palavras ou letras — semelhantes ao documento original, tais como: páginas de relatórios, faturas, certidões, comprovantes, contratos.
Como funciona o OCR?
Com o OCR, todos os documentos digitalizados são tratados como documentos de texto. A ferramenta os analisa e compara os caracteres com as fontes armazenadas no banco de dados. Para que isso funcione, você deve usar um método de entrada para seu computador, como uma câmera digital, telefone celular, scanner ou outro dispositivo de hardware que capture o texto que você deseja editar, alterar ou pesquisar.
As imagens digitalizadas são medidas de acordo com suas áreas claras ou escuras em um processo binário: as áreas brancas são consideradas como fundo e as áreas pretas são tratadas como números. Com o avanço da tecnologia, sistemas mais modernos permitem o uso de imagens coloridas, deixando de lado a preocupação com o contraste.
Quais são os benefícios do OCR?
Quando você puder converter páginas e documentos impressos em formatos legíveis por computador em texto editável, poderá usar as informações de várias maneiras que antes seriam difíceis. Confira abaixo alguns dos benefícios do uso da tecnologia OCR para gerenciamento de dados em instituições de ensino!
Acessibilidade aprimorada de documentos
Com o OCR, você pode converter um JPG, TIFF ou PDF baseado em imagem em um arquivo de texto legível por máquina. Nesse caso, arquivos digitais como faturas, contratos e recibos são: reutilizáveis e editáveis; visualizado; pesquisado em alto repertório e banco de dados.
Praticidade e segurança
O OCR é responsável por eliminar os processos manuais de entrada de dados, o que automatiza tarefas e aumenta o nível de segurança e precisão dessas operações. Além disso, as instituições conseguem reduzir o risco de extravio ou perda de documentos impressos. Agora que você já sabe o que é e como funciona o OCR, saiba que qualquer instituição, independente do porte, pode adotá-lo.
