Um dos principais aspectos que preocupa os gestores das instituições de ensino diz respeito à organização interna. Esta é indispensável para que a escola possa ter um bom retorno financeiro, isto é, lucro. Entre os fatores que incidem na organização escolar encontram-se a busca por uma boa liderança, visão de futuro, metas mensuráveis, equipes de trabalho pró-ativas. Além destas questões, diversas outras interferem na organização escolar tais como a qualidade da comunicação entre a escola e a família e o repasse de informações verdadeiras e valiosas.
A importância da organização
A organização é essencial para o sucesso de todo tipo de atividade pessoal, empresarial, administração pública, etc. A função de organização é uma responsabilidade da direção da empresa. No caso das instituições de ensino, cabe à direção promover ações em prol da organização interna das mais diversas atividades que compõem o dia-a-dia escolar.
Embora a organização seja uma função da administração reconhecida em todas as empresas, independente do seu ramo, antes de efetuá-la é importante a realização do planejamento. Planejar antes de organizar internamente as tarefas e ações a serem desenvolvidas evita problemas mais adiante. Por exemplo, ao definir no planejamento que há necessidade de realizar um evento, pode-se organizar as etapas da sua realização de forma programada. Esta programação evita contratempos que poderiam ser facilmente evitados com o correto planejamento do evento.
Em termos gerais, a função de organização serve para desenhar estruturas. Isto é, definir as funções que cada pessoa deve assumir em uma instituição de ensino. Inclusive, através das ações de organização interna é possível indicar a responsabilidade e autoridade de cada pessoa na instituição. No que concerne à esta questão, a função de organizar promove a adequação das tarefas acorde as áreas da instituição. Sobre isso, cada setor deve ser responsável por tarefas de acordo com as suas capacidades, habilidades e conhecimentos.
Organização interna e treinamento
A organização dos vários setores de uma instituição de ensino é indispensável para o correto funcionamento da escola. Quando se fala em organização, deve-se considerar que não diz respeito unicamente à organização administrativa. É indispensável contar com uma adequada organização operacional. Assim, todos os setores devem contar com pessoas extremamente capacitadas e orientadas à satisfação das demandas dos clientes.
A capacitação dos funcionários tem uma relação direta com a organização institucional e consequentemente, está atrelada aos resultados financeiros da empresa. O treinamento dos colaboradores é um processo que deve estar alinhado aos objetivos da instituição de ensino e deve ser corretamente planejado pela área estratégica.
Desenvolver treinamentos orientados à ensinar os colaboradores sobre diversos aspectos da instituição permite que eles sintam mais segurança na hora de realizar as tarefas inerentes a sua função. Além disso, evita um dos problemas mais frequentes das instituições de ensino: as barreiras à comunicação. Imagine o transtorno de um atendente passar uma informação errada aos pais de um estudante? Certamente, eles ficarão descontentes e isso acabará refletindo na instituição. Neste sentido, é compreensível que erros aconteçam e que façam parte do cotidiano escolar. No entanto, deve-se garantir que estes erros serão evitados ao máximo.
Os treinamentos regulares sobre novos sistemas ou em decorrência de mudanças nos processos operativos precisam ser adotados como contribuidores importantes na potencialização da organização interna da escola.
Qual a relação entre treinamento de funcionários e lucro escolar?
Como qualquer organização que busca retorno financeiro, as escolas da rede particular precisam realizar ações que convirjam no lucro. Uma das ações é o treinamento. Além dele, cursos de capacitação, workshops, palestras motivacionais também são muito bem-vindos. Esta busca pela capacitação dos colaboradores para o desempenho da sua função possibilita a diminuição de erros.
Outro ponto relevante é que otimiza a confiança e a segurança dos funcionários para o trabalho. Assim, optar pela realização regular de treinamentos é fundamental para a melhora da produção. Ao aumentar a produtividade dos grupos de trabalho, melhoram os atendimentos (trabalhadores que tem contato direto com o público) e a qualidade das tarefas empreendidas. Como consequência, o conjunto de atividades desenvolvidas com mais motivação agregam valor ao processo educativo e assim, alcança-se um maior lucro.
O lucro provém do melhor desempenho dos funcionários na execução das suas atividades, compartilhamento de novos conhecimentos. Além disso, é nos treinamentos e capacitações que os funcionários conseguem obter novas e valiosas informações. Estas são primordiais para que os procedimentos sejam executados corretamente, sem desperdício de insumos e recursos. Como resultado, consegue-se conter despesas.
Em termos de ganhos, um treinamento adequado proporciona conhecimentos e habilidades aos funcionários para que as suas tarefas sejam empreendidas com sucesso. Assim, no final do processo de contato com os consumidores, estes consigam dar o devido valor à instituição e concluir que ela é a melhor alternativa para os seus filhos.
Como a tecnologia pode colaborar com a organização interna da escola
Embora um adequado planejamento seja indispensável para a organização interna da escola, a tecnologia também proporciona recursos fantásticos para a função. Hoje em dia, é difícil conceber o funcionamento de uma instituição de ensino à margem dos progressos tecnológicos. Contar com aparelhos devidamente atualizados é uma questão de prioridade para as escolas. Estes dispositivos são usados para diversas finalidades, tanto administrativas quanto operacionais.
O computador, notebook, tablet, celulares corporativos e demais aparelhos tecnológicos são fundamentais para que a área estratégica possa implementar ações e para a área operacional. Esta última faz uso dos dispositivos no intuito de organizar melhor as tarefas, obrigações e demandas de cada setor. Além disso, os gestores operacionais de cada área são responsáveis pelo cumprimento das tarefas de seu grupo. E neste sentido, nada melhor do que contar com os recursos tecnológicos ideais para manter tudo sob controle.
Aplicativo escolar: Ótimo recurso para a organização interna da instituição
Um aplicativo escolar é a alternativa ideal para quem busca melhorar a organização interna da escola e potencializar o lucro. Este tipo de aplicativo é uma solução eficaz pois permite o controle adequado das faltas dos alunos e outras tantas funções. Sobre esta questão específica, a escola ter controle das faltas possibilita que ao perceber que certo aluno está muito ausente, possa entrar em contato com os seus responsáveis legais.
A melhora na comunicação e a preocupação pelo bem-estar e integridade do estudante confortam a família. Além do conforto, uma boa comunicação fideliza os clientes. Em uma reunião de amigos, encontro de familiares e demais ocasiões nas quais seja prudente, é provável que esses pais mencionem para os seus contatos o quão confiável é a escola do seu filho. Desta forma, gera-se uma propaganda boca-a-boca. E como consequência, pode haver um substancial aumento no lucro da instituição de ensino.
Além de proporcionar o controle de faltas, um aplicativo escolar de qualidade também deve permitir o compartilhamento de conteúdo estudado em aula. Esta função potencializa a organização das atividades curriculares e permite que os pais acompanhem as tarefas dos seus filhos. Como consequência, há uma maior participação da família na vida acadêmica do estudante.
Outras funções oferecidas por um app escolar de excelente procedência são o controle de presença, encaminhamento de mensagens instantâneas, controle de notas. É preciso ressaltar que a adoção de funções deve estar diretamente relacionada com a necessidade dos acadêmicos e do restante da comunidade escolar.
Em suma, a adequada organização interna de uma instituição de ensino é fundamental para que a escola obtenha uma boa margem de lucro. Para que essa organização aconteça é preciso que o planejamento estratégico seja bem elaborado. Além disso, esse planejamento precisa alinhar as estratégias com as demandas operacionais dos colaboradores. Neste sentido, os treinamentos conferem ferramentas, recursos e informações indispensáveis para que os funcionários possam realizar as suas atividades da maneira correta.
Além disso, as capacitações das mais variadas índoles potencializam a motivação para o trabalho. E isto acaba impactando o relacionamento com os clientes. Clientes satisfeitos, estes tornam-se fieis à instituição de ensino. Como consequência, pode-se melhorar o lucro, tanto mediante a manutenção dos clientes quanto pela captação de novos consumidores.
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